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 「一富士二鷹三茄子」は静岡県にゆかりが深いバスの出発前に見送りのスタッフも入って記念撮影


晴れのち曇りでも満足のツアー

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 8Fレストランで。前日遅く着いたIan McCubbin(中央)を挟んで Yoko Iwamoto (左) と Ross Petersen (右)

前日登録デスクに現れなかったクロアチアの Sonja Vidic 一行3名のことは、朝食のときに土器屋先生から聞いた。航空機トラブルでドーハ経由で17時間かけて羽田に着き、そのままタクシーで深夜ホテルに着いてチェックインしたとのこと。これで One-Day-Trip の参加者は事前に申し込みしていた26人全員(外国人21名、日本人5名)がそろった。

ホテルロビーで和田龍一先生(帝京科学大学)の点呼のあと、大型貸切バスで出発。行き先は『水の都』三島市の三嶋大社と柿田川湧水、伊豆フルーツパークでランチの後、箱根駒ケ岳ロープウェーへ。ツアーの行程は担当の小林拓先生(山梨大学)と和田先生が事前に下見と味見をしておいていたという。

天気の方は午前中は快晴の上々の天気であったが、午後のロープウェーの頃はあいにくガスがかかってお目当ての富士山も見えず、しかも寒かったらしい。それでも三島大社では神前結婚のカップルに遭遇し日本文化の一端に触れることができたり、参加者には十分楽しんでもらったとのこと。会議が始まる前に懇親を深める良い機会になったようだ。

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 出発前にロビーで参加者の点呼をとる和田先生
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  記念撮影を終えてバスに乗り込む
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 ツアーのガイドは和田先生
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 タイ・チェンマイ大学の一行
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 柿田川湧水
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自分の発表がウェブサイトに載ってない

バスが発車する直前に、土器屋先生から「Ross Peterson(USA)が『自分の発表がウェブサイトのプログラムに載っていない』と言っていた」という話を聞いた。事務局部屋に戻り調べたところ、彼が発表するセッションの画像が欠落していることが直ぐにわかり、その場で手当てをした。原因は御殿場に来る直前に突貫作業で行ったサイトの改修にあった。

国際シンポジウムのウェブサイトは論文投稿収集(Abstract submission)、参加登録申込(Registration)、クレジット決済などの機能のほか、プログラム、交通案内、会場のフロアプランなど様々な情報を参加者に提供し会議の円滑な運営をサポートするものである。

ACPM2017のサイトの構築は外部の制作会社に委託していたのであるが、のっぴきならない事情があってこちら側でメンテナンスをしなければならなくなった、ということを確認したのは9月29日のことである。会議まではあと1ヶ月余りしかない。作業はまず、ウェブサイトの仕組みを解読することから始まった。

このサイトはMODXという聞きなれないCMS(コンテンツマネジメントシステム)を使って構築されている。どちらかというとややマイナーなCMSで、マニュアルも簡単なものを渡されているだけでほかには頼るものがない。MODX特有の「スニペット (snippet)」とか「チャンク (chunk)」といった用語も初めてである。その構造を理解するのに1週間、その後改造するのに1週間、都合約2週間かかった。

サイトの顔ともいえるトップページには、ヘッダーに青木一真先生(富山大学)が撮影された冬の富士山頂の風景を配し、フッターには主催団体と事務局の情報を入れ、右側のサイドバーからは余計なロゴ等を一掃しスッキリとしたデザインにした。コンテンツ増に対応できるようナビゲーションバーは全てプルダウンメニューを採用した。

ウェブサイトは改造に合わせて10日には Third Announcementを発信。16日と20日にはプログラム担当の長田和雄先生(名古屋大学)と矢吹正教先生(京都大学)が編集された Program BookAbstract Book のPDFを立て続けに登録。会場担当の加藤先生からは「ACPM2017のWEBサイトにいろいろ情報ができてきてもうすぐだなという実感がてきました」と Presentation Guideline が送られてくる。ツアー担当の和田先生からはさらに詳しいツアーの情報が・・・。サイトは一気に息を吹き返した。

件の登録漏れに容易に対応することができたのは、このような経緯があったからでもある。「怪我の功名」とでも言えようか。それにしても1年前に公開していた会議のウェブサイトを会議直前の1ヶ月前になって抜本的に作り変えるなどということは、プロジェクト管理上あってはならないこと。多くの反省材料が残った。

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 会議2週間前にリニューアルオープンしたACPM2017公式サイトのトップページ


会場下見で確認しなかった天井のプロジェクター

ホテルでは、午後から会場担当の加藤先生(首都大学東京)と米持真一先生(埼玉県環境科学国際センター)が中心となって、1階会議室で企業展示とポスター会場の設営にとりかかる。協賛企業は11社のうち展示するのは9社。ポスター発表は34件。会場スペースは十分で、余裕をもったレイアウトができた。

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一方、翌日から始まるテクニカル・プログラムのメイン会場となる『さくらの間』も事前に確認することにしていたが、会場は遅くまで使われていた関係で待たされ、やっと中に入ることができたのは19時過ぎになってからである。なんでも「あべ静江のトークショー」があったらしい。

実行委員とスタッフ10数名で、横断幕の位置や発表者の登壇場所などを30分ほどかけて入念にチェック。横幅7㍍の横断幕はホテル側で壇上の奥の方に取り付けようとしていたが、スライド投影の際は邪魔になるので垂れ幕の前面にもってくるように変更を指示した。

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 直前の団体が使っていた横断幕は奥に引っ込んでいるのでスライドでは邪魔になる
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 問題のプロジェクターは天井備え付け(右上方に写っている)

このとき天井備え付けのプロジェクター(写真右上に写っている)の解像度を確認しなかったのは、うかつだった。翌朝の発表が始まる前にこれでひと騒動が起きようとは想像もしていなかった。

会場ではこの夜10時過ぎになっても、女性を含むホテルのスタッフが3人がかりで模様替えを行っていた。だだっ広い会場のテーブルも前の配置のままになっており、まだまだ終わりそうもなかった。ホテルの舞台裏の大変さを垣間見た思いである。