太郎坊のそよ風

認定NPO法人 富士山測候所を活用する会 スタッフブログ

カテゴリ: 学会


国際シンポジウム ACPM2017 の目的
山岳域における大気や水に関する 物理・化学などの研究分野に携わる 世界の研究者が参集し、山岳域の汚染、山岳域での観測による地球環境の監視など、山岳を中心とした自然環境での大気や水に関する研究成果を共有し、大気や水に関わる環境問題の解決の方針を探ることを目的とする。

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会議には12の国・地域から101人が参加した。このうち研究者・学生は77人(日本47人、海外30人)。世界中でこれだけ多くの研究者が山岳で研究・観測を行っており、また、国内でも富士山以外にも、丹沢、立山、八方尾根など多くの山々を研究観測のフィールドにしていることを知ったのは新鮮な驚きであった。

テクニカルプログラムは5日間の会期のうち実質的には3日間であったが、研究成果の発表と討論を通じて、またセッションの合間合間に設けられたコーヒーブレイクなども活用し、十二分な意見交換が行われ、所期の目的を達成することができたのではなかろうか。

講演に関しては事前に作成したプログラム集にある口頭発表は41件、ポスター発表に関しては1件を除く33件がすべて予定通り行われたが、この予定通りというのは国際会議では稀なことらしい。直前の出席キャンセルなどに対して柔軟にプログラムを練り直したプログラム委員の尽力に依るところが大である。また、広報委員が Announcement や Reminder などをこれでもかこれでもかとメール発信し続けたことも参加者の定着率向上に寄与したことにつながったと思う。
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会議の準備段階ではウェブサイトの不備や問い合わせに対する初動遅れなどで、少なからぬ海外からの参加者にご迷惑をおかけした。今後の反省材料としなければならないであろう。一方、会議の当日運営に関しては、多少のトラブルは発生したものの、会場委員がホテルや東部地域コンベンションビューローの協力を得て迅速に対応し、その影響を最小限にとどめることができた。

全体的には、参加者から「家族的な」「convivial(陽気な)」といった声が聞かれた。同じ会場で5日間通して顔を合わせていたことで、初対面なのにずっと前から知り合いのようなとても打ち解けた雰囲気であった。100人という規模ならでは、だったのではなかろうか。

このような国際シンポジウムを運営したという実績は、その中心となったNPO法人にとって新たな前例を作ったともいえる。これにかかわったメンバー、特に若手研究者や学生には、この経験を財産にし、自信につなげるようにしてもらいたいものである。

さて、新年早々の1月3日、Johanes Stahelinから土器屋先生あてに「次のACPMの準備に着手するため ACPM2017 のウェブサイトを見ようとしたがアクセスできない(*1)。会議プログラムと参加者リストを送ってもらえないか」というという依頼があった。

3年後、2020年の第4回ACPM開催に向けた準備の動きは、すでにヨーロッパで始まった。ACPMと山岳域における大気化学・物理の研究がさらに発展することを願っている。
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 会議終了の翌日の11日、参加された小林喬郎様からメールに添付して送られてきた富士山の画像

[件名:見事な国際会議でした] 2017年11月11日(土)
素晴らしい国際会議をご苦労さまでした。長年の準備と見事な連携活動でお疲れだったと思います。私も大いに刺激を感じて有意義で楽しい時間を過ごすことができまして、感謝いたしております。
小林 喬郎(福井大学名誉教授)

(*1)
ACPM2017の公式ウェブサイトについては、契約が終了したことにより以前のURLでは見ることはできないが、現在はそのクローンをNPOのホームページのサーバーに残してあるので、以下のURLで参照することができる。
URL:http://npo.fuji3776.net/acpm2017_website_clone/acpm2017.jp/index.html


(国際シンポジウムの舞台裏から 終わり)

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 会場となった御殿場高原リゾート 時之栖(ときのすみか)


"The conference was very well organized and everything was going smoothly"

最終日を迎えた。2F『さくらの間』の前の受付デスクには、最後の事務に即応できるよう1F臨時事務局に置いてあったプリンターを運び出した。領収書の発行や帰りの電車の乗り継ぎダイヤの作成・プリントなどその場で対応できるようにするためである。

朝の発表が始まる前、前日のブログでも紹介したMartine C. Coen(スイス)が「さくらの間」のロビーで加藤先生に何やら相談していた。「会議が終わった後にちょうどいいバスがないので早く帰るという人がいる。何とかならないか」ということのようだ。

調べてみると、会議が終るのは12:30であるが、三島駅行きのシャトルバスは確かに14:00までない。その前のバスは12:00発なので会議はまだ終わっていない。ホテルの営業部長に相談したところ、12:45に三島駅行きの臨時便を出してくれることになった。
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 12:00と14:00の間に臨時便を出してもらうことになる

前日のバンケットを最後に帰った研究者もいて、最終日はところどころ空席も目立つようになった会場では、午前中の最後のセッションをもってすべての発表を終了した。

引き続き、閉会セレモニーが行われた。今回のシンポジウムでは優秀な研究をした学生へ賞が授与されることになり、実行委員会から依頼された12名の審査員による投票の結果、中村恵/早稲田大学、桃井裕広/東京理科大学、Ghislain Motos(スイス)の3名が表彰された。

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 畠山実行委員長(中央)を挟んで優秀研究賞を受賞した桃井裕広/東京理科大学(左)と中村恵/早稲田大学(右)

次いで畠山実行委員長から本シンポジウムにおける発表を対象として論文の投稿が促され、Aerosol and Air Quality Research誌に特集号が組まれることになったことが報告された。

次回のシンポジウムは3年後2020年にヨーロッパで開催されることになっており、開催国は今後決定がなされる予定であるが、ポーランドの研究者から飛び入りで立候補の意思表明と開催予定地を紹介するプレゼンテーションが行われた。

最後に、第1回シンポジウム開催者でもあるJohannes Stahelin教授(スイス)がClosing Remarksで "The conference was very well organized and everything was going smoothly." と会議の成功を褒めたたえたうえで会議の計画と運営にあたった実行委員会に対して感謝とねぎらいの言葉があった。

5日間の会議はこれをもって、すべての予定を終了し閉会した。

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 次回2020年のポーランドでの開催をアピールする
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 Closing Remarksを述べるJohannes Stahelin教授
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 次回の開催を受け持つことになる?ポーランドの研究者


臨時シャトルバスのニュースは会場で加藤先生がアナウンス。その前にポツリポツリと会場を抜け出て帰る人もいたが、12:45発の臨時便はほぼ満席のACPM関係者26人を乗せてホテルを出発した。残った実行委員や学生スタッフは8Fのレストランで昼食をとり、それぞれ14:00発のシャトルバスや車で帰路についた。

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 12:45発の臨時シャトルバスはほぼ満席で時之栖を後にする


まだ残っていた人たち

事務局の二人は、東京事務局に送る荷物の手続きなどをして15:00のバスまで時間をつぶすことになった。もうホテルには関係者は誰もいなくなったと思っていたが、玄関前でクロアチアの Sonja Videcと Dr. Cleo Kosanovic、それに彼女の夫で同伴者として参加している Danko Kosanovic のいつも一緒の三人組と出遭った。

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  左からDanko Kosanovic, Cleo Kosanovic, Sonja Videc (Banquetで)

聞くとホテルにはもう一泊してこれからアウトレットへ買い物に行くところだという。Danko Kosanovic が「とてもいい会議だった。自分は大気化学の専門家ではないが化学者(Chemist)なので、発表内容は十分理解することができた。参加して良かったよ」と言ってくれたのはうれしかった。

Sonja Videc と言えば、参加費の支払い方法やホテルの料金のことなどで土器屋先生に何回もメールをしてきていたので、その名前は御殿場に来る前からよく覚えていた。彼女が最も理解に苦しんだのはシングルとツインの料金の違いだった。
Dear Organizers,
I am in the process of registering Dr. Cleo Kosanovic who is going to attend the conference and will have accompanying person (her husband). During the registration process I have noticed that the accommodation for one person in a twin room is JPY 1,800 more expensive (JPY 9,800 per person) than if they registered separately (JPY 8,000). Can you explain me please
  1. Why it is not possible to book/check a double room with 2 persons staying in the room and with the price for double room (JPY 12,700)
  2. What is the reason for charging the room JPY 9,800 per person per day (total JPY 98,000 for two persons for 5 days) when single room costs JPY 8,000 (total 40,000 per person).
  3. If the cost of a double room for single use is JPY 12,700 per night what is the cost of the double room for 2 persons? Why this option is not listed, especially since you offer possibility of accompanying person? 

実行委員の皆さま
会議に参加する Cleo Kosanovic と彼女の同伴者(夫)の登録をしようとしていたところ、ツインルーム1人料金(9,800円)がシングルルームで別々に泊まる料金(8,000円)より1,800円高いことに気がつきました。
以下について説明していただけませんか。
  1. ツイン部屋に2人で12,700円で予約できないのはなぜか。
  2. シングル部屋が8,000円なのに一人一日9,800円をとるのはなぜか。
  3. ツイン部屋に一人で泊った場合12,700円なのなら、二人で宿泊した場合の料金はどうなるのか。
日本では「1泊2食」の旅館の商習慣がベースになっている関係で、ホテルでも部屋単位でなく人単位の料金としている。日本と外国のこの考え方の違いから説明しなければならず、土器屋先生が粘り強く対応して了解をいただいた。
Dear Yukiko
Thank you for clear explanation. I was a bit surprised with the room charge per person but I understand now.

明快に説明していただきありがとうございます。一人当りの室料にはちょっと驚きましたがわかりました。
文化習慣の違いを説明するのは大変なことと改めて思い知らされた。

最終日のこの日、最後の講演に立ったのが Sonja Videc だった。土器屋先生は「彼女の講演だけはどうしても聴かなければ」と会場に入ったが、とてもわかりやすい良い発表だったそうだ。論理的に説明を求める彼女らしい理路整然とした話の組み立てだったに違いない。

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 最後に発表する Sonja Vidic (クロアチア)

Sonjaたちと別れた後、ロビーに戻ると今度はフロントで Ross Petersen に出くわした。彼も「もう一泊してこれから温泉につかってのんびりしていくんだ」と。「また今度日本に来たら会おう」と言って別れたが、翌週、東京で再会することになろうとは思いもよらなかった・・・。

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 バンケットは地元の食材をふんだんに使った料理に舌鼓
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 スクリーンには山頂班が撮影し土器屋先生がインスタグラムに投稿した夏の山頂風景を投影
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 学生も他大学の学生と交流できたようだ


George Lin 先生のこと


バンケットは18時から2F宴会場『ふじの間』で、宴会担当の皆巳先生(石川県立大学)と勝見先生(同)の司会で賑やかに始まった。

畠山実行委員長の挨拶に続いて乾杯の音頭に壇上に立ったのは George Lin 教授(台湾)。「前回アメリカの Steamboat Springs での会議で、次の会議は日本か台湾で開催することに決まっていました。しかし Mt.Fuji は(台湾の)Mt.Lulin より1千㍍も高いので、今回は日本にやってもらうことにしたのです」とユーモアたっぷりにスピーチ。(*1)

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 乾杯の前に挨拶する Neng-Huei (George) Lin(台湾)

Lin先生は台湾中央大学の教授で、ACPの最初の立ち上げにも関わっており、今回の会議でも International Advisory Boardとして助言をしていただいている。

NPOのスタート時からマウナロアの Russ Scnell 博士と一緒に応援して下さり、2006- 7年のNPO主催の3回の国際集会での講演、台湾の Lulin山 Baseline Stationとの共同研究など、富士山測候所を活用する研究面 で絶大なサポートをしてくださった。

2009年に土器屋先生に送られてきた手紙 (*2) でも「日本政府はなぜ富士山測候所の運用を止めようとしているのか。われわれの助けが必要ならぜひ連絡をもらいたい。富士山測候所の運用を続けられるようどんなことでも引き受ける」とまで言ってくださっている。

2014年6月に畠山理事長(当時は東京農工大学教授)の招聘で東京農工大学のスーパー教授英語では "Distinguished Professor" )として来日された時にも、わざわざNPOのために講演 (*3)をしてくださった。

その時点ではまだ日本での開催は決まっていなかったが「次のACPMは日本で開催すべきだ。 NPOのためにもやったほうが良い」と、NPOの主だったメンバーに熱心に説いておられた。 外からNPOのことを気にかけてくださっている一番の良き理解者である。

今回、このような形で日本で会議が開催できたことを一番よろこんでおられるのは Lin 先生なのではなかろうか。

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(*1) 富士山の標高:3776㍍ Lulin山の標高:2882㍍
(*2) 応援メッセージ 2009年12月3日「Mt. Fuji station - the legacy that should not be ignored.」
(*3) スタッフブログ『太郎坊のそよ風』2014年10月6日 「"We have to keep going"…ジョージ・リン教授の講演」



想定外のクレーム


今回の国際会議にあたり頼りにしているJNTO『国際会議開催マニュアル』の「登録デスク」の項に以下の記述がある。
 クレーム対応
 会議の参加者などから寄せられるクレームの大半は参加登録に関するものであるが、予想されるクレームをあらかじめ想定し、共有しておく。また、クレームを受けた場合の連絡・報告系統を事前に決めておくことで速やかに対応することができる。
予想されているクレームの場合は、なるほどその通りであろう。しかし、受付デスクに来るのはマニュアルで謳っているような想定内のクレームばかりではない。受付を開いたばかりの9時前、Po-Hsiung Lin(台湾)がやって来た。「4階の廊下に大きな蜘蛛(Spider)がいて宿泊している女性が怖がっている。何とかしてもらえないか」

すぐにホテルのフロントに行って説明し、処理を依頼した。夕方、バンケットの前にフロントに寄って蜘蛛はどうなったのか尋ねた。「わたしたちが行った時には既に蜘蛛は居なくなっていました。この辺りは朝の蜘蛛は縁起が良いと言われているんですよ」

バンケットの時に件の Po-Hsiung Lin にこの話をしたところ、「蜘蛛は彼女が捕まえたそうです」と M. Collaud Coen (スイス)を連れてきた。彼女が差し出したスマホには、青緑色がかった大きな蜘蛛の画像が画面一杯に収められていた。

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「どうやって捕まえたのか」と聞くと、よくぞ聞いてくれたとばかりにジェスチャーたっぷりに、ガラスコップを逆さまに伏せて捕まえる素振りをしてみせた。

彼女は初日の Ice Breaker から最後の Closing Remark まですべての行事に参加した。もちろん自ら口頭発表もし、2つのセッションの座長も務めた。小柄ながら持ち前の行動力で目一杯動き回り、目一杯楽しんでいったのではないだろうか。帰国後、彼女から土器屋先生に届いたメールを最後にご紹介したい。

Once again thank you very much for the organization of this very nice and convivial conference! I was really pleased to participate and to have some insights of Japan even if I didn’t stay long enough to catch the japan way of life! I also really enjoy all the contacts that could be made in such a small but really important scientific community.
Martine Collaud Coen (Switzeland)

このように友好的な雰囲気の素晴らしい会議を開催していただいたことに対し、改めて感謝申し上げます。日本の生活文化を把握できるほど長い間日本にいたわけではないのですが、皆さんとご一緒できて日本のことを少しでも知ることができ心からうれしく思っています。また、今回の会議は規模は小さいながらも非常に重要なものでしたし、ここでお会いした研究者の皆さまとの交流も本当に楽しいものでした。

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 余興の大太鼓を演奏してみせる Martine Collaud Coen (スイス)

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 冠雪して一晩で変身した富士山

朝起きると、部屋の窓から見える富士山の頭に雪!前日のランチのとき、御殿場在住の小林喬夫先生が「今日の気温、湿度からすると明日の朝は富士山は雪になる」と予言されていたとおりになった。会期中に夏冬の両方の富士山を見ることができるなんて、今回の参加者はラッキーだ。

今日は9時から口頭発表、16時からはポスター発表・企業展示、18時からはバンケットと盛り沢山のイベントが用意されている。研究者も、昨晩遅く Tsona が到着したことでフルメンバーとなり、参加者数は約100人と会期中で最大となる。

口頭発表は2日目。会場もぎっしりと埋まり奥の壁側には補助椅子も並べられた。8時40分から15時まで15件の発表があり、活発な意見交換が行われた。

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 ぎっしり埋まったオーラル発表会場
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 会議の合間に設定されたコーヒーブレイクでくつろぐ研究者


ポスター会場への誘導策はサンドイッチ

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ポスターセッション会場となる1階会議室はホテルの東端にあり、西端にあるオーラルセッション会場の『さくらの間』からは、ホテルの端から端まで移動しなければならない。会場の位置関係としては最悪で不便この上ない。

実行委員会でもこのことは問題になっていた。ポスター会場への誘導対策として、ランチの弁当BOX(サンドイッチ)と飲み物はわざわざポスターセッション会場前のロビーの前に机を置いて、そこに取りに行ってもらうようにした。

誘導策がどれだけ効果があったかはわからないが、弁当を食べるときはロビーやラウンジ、事務局の部屋など、それぞれ思い思いの場所を使ってもらった。サンドイッチは二日間とも中身は同じようだったが、味はともかくボリュームに関しては申し分なかった。

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 ランチは各自が思い思いの場所でとる

あまりにも短すぎた審査時間

ポスターセッションは全部で33件の発表があった。学生発表者に対しては学生賞を審査するため審査員となった研究者が忙しく質問して回っていたが、それでも全部は回りきれなかったという方もいた。惜しむらくは時間が余りにも短すぎたようだった。

ポスターセッションが終わった後、桃井裕広さん(東京理科大学生)が「海外の国際会議にもポスターを出したことがあるが、外国の研究者からこんなに熱心に質問を受けたのは初めてだ」と手応えを感じたらしく感激した面持ちで話してくれた。こんなに身近で海外の著名な研究者と討論できるのもコンパクトな国際会議ならでは、ではなかろうか。

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もうひとつの遠距離対策

ポスター会場の受付には「要員配置計画」にもとづき学生2名を配置した。受付といってもコアタイム以外は来場者も少ない。口頭発表を聴きに行くには距離が離れすぎている。そこで、無料のビデオ会議システムを使って口頭発表会場の様子をリアルタイムで受付でも見れるようにしてみた。

appear-inは、昨年8月25日のブログ(*1)でも紹介した「URL発行のみでビデオチャットができるビデオ会議システム」だ。クラウドで無料サービスとしてはSkypeが有名だが、登録設定が面倒なのに比べ、こちらのサービスはわずらわしい事前登録がいらない。活用範囲はいくらでもありそうだと思っていたので、今回試用してみた次第。

このURLは御殿場市観光協会と東部地域コンベンションビューローにもメールで伝え、それぞれのPCからも国際会議の実況を見ていただいてた(*2)。
「実況、案内所で拝見してます。ちょっとスクリーンは明るくて見えないのですが、音ははいっています。ビデオもオンにしてみました!」
「今アクセスしたら見ることが出来ました。音声も映像も途切れずに、すごいサービスですね」
でも、肝心の受付の学生には、実際はあまり利用されてはいなかったようだった・・・。

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 ポスター会場の受付でランチ

(*1) スタッフブログ『太郎坊のそよ風』2017年8月25日「臨場感満点…山頂と成蹊高校を結んでインタラクティブ授業」
(*2) この様子は東部地域コンベンションビューローのFacebookでも紹介されている。



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 時之栖ではこの季節は夜になるとまばゆいばかりのイルミネーションが飾られる


Tsona is here !

17時には第一日目の口頭発表も予定通り終わり、登録受付デスクも閉めた。今日までに登録を予定していた海外からの参加者の中で未登録者は Narcisse T. Tsona(カメルーン)ただ一人となった。査証の申請手続きが間に合わなくて来れなくなったのだろうか、と半ば諦めかけていた。

21時頃だと思うが、レストラン麦畑で食事の後ホテルに引き返したところ、玄関前に横付けされたタクシーからひとりの人物が降りて来た。すでに周囲は暗かったが、黒い人影だったので「もしかして Tsona?」と話しかけた。

びっくりした様子でニッコリ。間違いなく本人だった! 羽田から電車を乗り継ぎ御殿場まで行って、そこからタクシーで来たとのこと。夜も遅いのでフロントに案内し、部屋に行ってもらった。


Tsona は山東大学(中国)に在籍するポスドクである。てっきり中国人と思ってメールのやり取りをしていたのであるが、VISA申請書類を準備する中でカメルーン国籍であることを知った。

彼とは8月にクレジット決済のことでメールのやり取りがあったが、9月になるとメールはもっぱら入国の手続きに関する依頼と催促になった。
「大学から公式の招待状(Official Invitatation letter)の提出を求められているので送ってもらいたい」(9/18)
「まだ招待状が届かない。これがないとVISAの申請手続きに進むことができないので早くお願いしたい」(9/26)

催促を受けて招待状を送ったのは、最初の依頼を受けてから9日後の9/27だった。この初動対応が後々にしわ寄せが行くことになった。会議も迫った10月最終週になってようやく査証の申請手続きに進むことができたらしい。メールの間隔は短くなり、次第に切羽詰まってくる。
「VISA申請のための書類一式を作って送ってもらいたい」(10/24)
半日かけて書類を作り、急ぎ押印した書類のPDFをメールに添付して送る。
「PDFではなくて本書(original document)が必要だと言われた。領事館で最初からそう言ってくれればいいのに・・・」とメールには愚痴まで (10/25)
「もう時間がないので、送るのはEMS(国際スピード郵便)にしてください」(10/26)
外務省に電話し、書類内容と本書でなければならないということを確認のうえ、半蔵門駅前郵便局からEMSで郵送(同日)
「書類がまだ届かない。どこまで行っているか調べたいので EMS の追跡番号を教えてください」(10/30)
「市内まで届いていることは確認できた。明日には配達されると思います」(同日)
これ以降 Tsona からの音信は途絶えたままになっていた。
夜、ホテルの部屋に戻ってから、関係者に「Tsona is here ! 」とメールを打った。

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 口頭発表するTsona(11月9日)

(*) Tsona には事務局の不手際で大変迷惑をかけることになり申し訳ないことをした。彼はてっきり「楽天的でのんきなカメルーン人」を想像していたが、会ってみるとむしろ正反対の真面目な好青年であった。

中国では学生に化学を教えており、「将来は研究者というよりは教師になりたい」のだとか。初来日なのに忙しいらしく、会議後は慌ただしく羽田へ向かった。「今度はワイフと一緒に来たい」と言っていたが、そのときはゆっくりと日本を満喫していってもらいたいものだ。

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 Tsona(中央)を挟んでRoss Petersen(左)鴨川(右)11月9日ポスター会場にて

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